شیرپوینت چیست و چرا اهمیت دارد؟

people

احسان سعیدپور

    شیرپوینت یا SharePoint یک ابزار مدیریت اسناد و همکاری است که توسط شرکت مایکروسافت ساخته شده است. شیرپوینت اساساً یک سیستم مدیریت محتوای داخلی است که برای جمع آوری محتوا یک سازمان استفاده می شود.

    شیرپوینت از مجموعه ای از فناوری های چند منظوره تشکیل شده است که با Office365 به خوبی ادغام شده است و قابلیت های مدیریت اسناد بسیار مفیدی دارد.

    طبق گفته مایکروسافت، SharePoint توسط 78% از شرکت های Fortune 500 استفاده می شود. به طوری که بین سال های 2006 و 2011، مایکروسافت بیش از 36.5 میلیون مجوز کاربری به فروش رساند.

    چرا Microsoft SharePoint مهم است؟

    1. وظایف اصلی شیرپوینت عبارتند از: ذخیره اسناد در یک قالب موثر تر از یک سیستم پوشه معمولی
    2. اجزای یک سازمان را به یکدیگر متصل می کند تا همه اطلاعات بحرانی مربوط به یکدیگر را دریافت کنند.

    در اینجا مزایایی وجود دارد که سازمان شما از استفاده از شیرپوینت می تواند بدست آورد:

    متون اطراف اسناد و پوشه ها

    یک تجهیزات ذهیره سازی سنتی معمولاً در جایی یا پوشه ای بر روی سرور است. دلیل موثرتر شدن SharePoint از روش سنتی این است که با ردیابی نسخه های سند ، زمینه را در اطراف پوشه خود ایجاد می کند. به عنوان مثال ، در یک تنظیم پوشه سنتی ، نمی توانید سابقه نسخه در حال اجرا را برای هر سند داشته باشید یا تغییراتی در نام پرونده مشاهده کنید. در حالی که با شیرپوینت ، اطلاعات بیشتری در مورد پرونده ارائه شده است. این فقط پرونده ای نیست که در یک پوشه نشسته است. این یک بخش در حال تحول اطلاعات است که دارای سابقه و متن است.

    ارتباط مستمر تمامی کارکنان را فعال می کند

    در گذشته ممکن بود یک ایمیل گروهی ارسال کنید و همه را کپی کنید. مشکل این رویکرد این است که بسیاری از اطلاعات نادیده گرفته می شوند و حتی از بین می روند ، بنابراین ممکن است برخی افراد اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت نکنند. به عنوان مثال ، شاید یک سند شرکت را گم کرده باشید و یک بحث مهم را از دست داده باشید. یا شاید شما آن را خوانده باشید اما پس از آن پیدا کردن و مراجعه به آن اطلاعات بسیار دشوار باشد. شیرپوینت همکاری را با جداول به ارمغان می آورد تا همه کارکنان بتوانند براساس آن اطلاعات و ارتباطات مهم را ببینند.

    تمام اطلاعات را در یک مکان مرکزی ذخیره کنید

    این می تواند از مواردی مانند به روزرسانی مدیرعامل تا جلسات یا رویدادهای مهم متغیر باشد. شیرپوینت تمام اطلاعات را به یک مکان داخلی منتقل می کند تا کارکنان بتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. موارد دیگر استفاده ممکن است هشدارهای کلی در مورد مشتریان خاص یا حتی حوادثی باشد که همه باید از آن آگاه باشند. با استفاده از شیرپوینت ، پیام را به سادگی ارسال کنید و همه از آنجا می توانند به آن دسترسی پیدا کنند. ایمیل یا تابلوهای اعلان را فراموش کنید. به سادگی آن را در شیرپوینت ارسال کنید.

    تشویق همکاری

    SharePoint به صورت واقعی در سازمان برای رسیدن به یک نقطه اصلی طراحی شده است که در آن می توانند همکاری کنند. این امر به ویژه برای سازمان هایی که از لحاظ جغرافیایی به هم متصل نیستند بسیار مهم است. SharePoint با داشتن برخی شعب در قالب های جداگانه ، امکان ارتباط با یکدیگر را از طریق درگاه فراهم می کند. در گذشته که برخی از کارمندان فقط می توانستند در طول جلسه شرکت با شرکت تعامل داشته باشند ، SharePoint آن افراد را گرد هم می آورد تا همه بتوانند به صورت تمام وقت با هم همکاری کنند.

    همکاری موجب نوآوری و ایجاد فرهنگ شرکتی می شود که ایده های خلاقانه را ایجاد می کند.

     

    آموزش نصب و راه اندازی شیرپوینت

    مقالات مرتبط با شیرپوینت چیست و چرا اهمیت دارد؟